Трудовая книжка - успеть оцифровать!
Время чтения - 3 минуты.
Закон Украины № 1217-IX «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме» вступил в силу в 2021 году. Согласно этому Закону на оцифровку трудовой книжки отводится 5 лет.
Что такое оцифровка трудовой книжки
Оцифровка трудовой книжки (далее - ТК) - это перевод сведений о трудовой деятельности физического лица из бумажной формы в электронную с хранением данных в Реестре застрахованных лиц Пенсионного фонда Украины.
С 2021 года бумажную ТК постепенно заменяет электронная. Информация о стаже, должностях, переводах и увольнениях доступна через веб-портал Пенсионного фонда или через портал «Дія».
Преимущества для работников
- Надежность хранения. Данные не могут быть повреждены или утеряны, как часто бывает с бумажными ТК. У многих людей места работы находились (или находятся) на оккупированных территориях, и ТК остались там - это мешает подтвердить стаж до 2004 года.
- Доступность и удобство. Сведения о стаже можно посмотреть онлайн в любое время и из любого места. В личном кабинете ПФУ есть полезная информация: зарплата, страховой и трудовой стаж (они могут отличаться), предварительный расчет пенсии, подача заявлений на выплаты и т. д.
- Прозрачность трудовых отношений. Работник может проверять, своевременно ли работодатель передает сведения в ПФУ и какие суммы официально уплачивает за работника.
- Быстрое оформление соцвыплат и пенсии. Переданные в электронном виде данные автоматически учитываются при назначении пенсии или пособия.
Преимущества для работодателей
- Меньше бумажной документации и риска ошибок (человеческий фактор).
- Упрощение кадрового учета. На крупных предприятиях ведение и хранение ТК — это дополнительные сотрудники, комнаты, сейфы (по инструкции ТК нельзя хранить «просто на полке»).
- Экономия времени на кадровые процессы.
- Меньше проверок и бюрократических процедур, ведь каждое кадровое действие (перевод, переименование, награждение и т. д.) должно отражаться в ТК.
Кто и до какого срока должен оцифровать ТК
Оцифровать ТК может как работодатель, так и работник. Сделать это важно до 10 июня 2026 года!
Если вы сейчас не работаете (нет работодателя), обратитесь в отделение Пенсионного фонда. На месте помогает модератор - сотрудник, который выдает талон и направляет к нужному специалисту. Очереди большие, поэтому можно попытаться записаться через личный кабинет на сайте ПФУ.
Для записи нужен ключ ЭЦП (его можно получить, например, в банке - многие выдают бесплатно клиентам: ПриватБанк, Укрсиббанк и др.). Авторизуйтесь в личном кабинете по ключу и паролю, слева откройте раздел «Комунікації з ПФУ» → «Запис на прийом», далее выберите город/область, отделение и свободное время. Отдельного пункта «оцифрування трудової книжки» нет - выбирайте близкую тему («отримання довідок», «нарахування пенсії»), модератор на месте направит вас правильно.
Что взять с собой: паспорт, ИНН, трудовую книжку, свидетельства о рождении детей, дипломы об учебе (если учились очно - среднее/высшее), военный билет. Эти документы тоже сканируются, годы учебы и службы засчитываются в стаж. Важно, чтобы в ТК были сведения о местах работы до 01.01.2004 - именно их может не быть в ПФУ, и они нужны для зачета стажа. Все, что после 2004 года, работодатели передают через электронную отчетность, поэтому бумажная ТК далее значения не имеет.
Данные о работнике, его стаже и зарплате хранятся в защищенной базе Пенсионного фонда Украины с использованием современных технологий.
Вывод
Оцифровка ТК - это не только удобно, но и необходимость современного рынка труда. Она упрощает работу кадровых служб, защищает права работников и повышает эффективность госуслуг. Переход на электронные ТК - логичный шаг к прозрачности, безопасности и доступности данных, открывающий новые возможности как для работодателей, так и для работников. Позаботьтесь о переводе своей ТК в электронную форму, чтобы не потерять стаж и вовремя получить пенсию в полном объеме.
Риски и штрафы за пропуск срока
Электронный учет трудовой деятельности введен Законом № 1217-IX; переходный период - 5 лет (с 10.06.2021 по 10.06.2026), после чего учет ведется через Реестр застрахованных лиц ПФУ.
Есть ли прямой штраф именно за «неоцифровку»?
Прямой финансовой ответственности только за факт неподачи сканов/неоцифровки действующим законодательством не установлено (подтверждается разъяснениями ПФУ/профильных публикаций). Практически же промедление создает риски.
Риски для работника при пропуске срока:
- возможны задержки при назначении пенсии и необходимость дополнительно подтверждать страховой стаж документами;
- вероятны расхождения в стаже/записях, которые придется исправлять отдельными обращениями.
Ответственность/риски для работодателя (непрямые, но реальные):
- Нарушение правил ведения/учета/хранения ТК может повлечь дисциплинарную и иную ответственность по Инструкции № 58 (Минтруда).
- Финансовые санкции за нарушение трудового законодательства (ст. 265 КЗоТ) применяются как общий инструмент Гоструда: от 1 МЗП за каждое нарушение и выше - в зависимости от квалификации и повторности. Конкретные суммы зависят от обстоятельств проверки.
Итог: прямых штрафов за «не оцифровали до 10.06.2026» нет, но промедление создает риски для работника (пенсия/стаж) и поле для претензий к работодателю по смежным нарушениям (ведение/хранение документов, кадровые процедуры). Лучшее решение - завершить оцифровку до 10.06.2026 и проверить отображение стажа в е-реестре ПФУ.
С уважением, Адвокатское агентство Де Юре
