Трудова книжка – встигнути оцифрувати!
Час прочитання - 3 хвилини.
Закон України №1217-ІХ «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» набув чинності у 2021 році. Згідно цього Закону дається 5 років на оцифрування трудової книжки.
Оцифрування трудової книжки
Оцифрування ТК – це важливий і потрібний етап цифровізації трудових відносин. Є безперечні переваги для працівників і роботодавців у переведенні ТК у цифровий формат.
Оцифрування трудової книжки (надалі – ТК) – це процес переведення відомостей про трудову діяльність фізичної особи із паперової форми до електронної. Це передбачає зберігання даних у Реєстрі застрахованих осіб Пенсійного фонду України.
З 2021 року паперову ТК поступово змінює електронна ТК. Інформація про стаж, посади, переведення та звільнення стає доступною через вебпортал Пенсійного фонду або через портал «Дія».
Переваги оцифрування ТК для працівників:
- Надійність зберігання – інформація не може бути пошкоджена або втрачена, як це часто трапляється з паперовими ТК. До того ж в багатьох фізичних осіб місця роботи були станом на сьогодні на окупованих територіях, і ТК залишились там же, що заважає підтвердити свій стаж до 2004 року.
- Доступність і зручність – дані про свій трудовий стаж фізична особа може подивитись онлайн в будь-який час і з будь-якого місця. До того ж в особистому кабінеті пенсійного фонду є багато корисної інформації, наприклад: заробітну плату, стаж, як страховий, так і трудовий (він може відрізнятись), прорахувати попередню суму пенсії, подати заявки на виплати та ін.
- Прозорість трудових відносин – працівник може перевіряти, чи вчасно роботодавець передає відомості до Пенсійного фонду, яку суму офіційно сплачує за працівника.
- Швидке оформлення соцвиплат та пенсії – всі дані, передані в електронному варіанті, автоматично враховуються при призначення пенсії чи допомоги.
Переваги оцифрування ТК роботодавців:
Для роботодавців оцифрування ТК – це:
- Менше паперової документації та ризику помилок, адже усюди є людський фактор;
- Спрощення кадрового обліку – на великих підприємствах ведення та зберігання ТК – це додаткові співробітники для ведення ТК; кімнати, сейфи, адже ТК не можуть згідно інструкції зберігатися просто на поличці;
- Економія часу на ведення кадрових процесів;
- Зменшення кількості перевірок і бюрократичних процедур – адже кожний рух (переведення, перейменування, нагородження та ін..) потрібно відображати в ТК
Як і до якого часу треба оцифрувати ТК?:
ТК може оцифрувати, як роботодавець, так і працівник. Дуже важливо зробити це до 10 червня 2026 року!!!
Якщо Ви зараз не працюєте, тобто наразі немає роботодавця, то потрібно прийти у відділення пенсійного фонду. Там є модератор – працівник, що допомагає взяти талон до необхідного спеціаліста, він направить вас. Черги доволі великі, тому можна спробувати записатись через особистий кабінет на сайті Пенсійного фонду.
Для цього потрібно мати ключ ЕЦП або зробити його, наприклад, через банк (чимало банків роблять такі ключі безкоштовно, якщо ви є їхнім клієнтом, наприклад, Приватбанк, Укрсиббанк і т.д.). Далі ви заходите в особистий кабінет через ключ і пароль, в розділі ліворуч «Комунікації з ПФУ» знаходите підрозділ «Запис на прийом» і вибираєте місто/область, відділення і час, який є вільний. У варіантах згідно якого приводу ви записуєтесь на прийом, немає «оцифрування трудової книжки», тому обирайте будь-який варіант, чи то «отримання довідок», чи «нарахування пенсії», а модератор потім вас направить.
З собою на прийом беріть паспорт, код, трудову книжку + свідоцтва про народження дітей, дипломи про навчання (якщо вчилися очно), чи то середня, чи то вища освіта, військовий квиток - ці документи теж скануються і роки навчання, служби зараховуються до стажу. Важливо, щоб у ТК були відомості про місця роботи до 01.01.2004 року – саме ці дані можуть бути відсутні в ПФУ, і саме вони необхідні для зарахування стажу. Все, що з 2004 року, передається роботодавцями через електронну звітність, тому надалі ТК вже немає значення.
Інформація про працівника, його стаж, заробітну плату зберігається у захищеній базі Пенсійного фонду України із використанням сучасних технологій.
Висновок: оцифрування ТК – це не тільки зручно, це ще й необхідність сучасного ринку праці. Воно спрощує роботу кадрових служб підприємств, захищає права працівників і підвищує ефективність надання державою послуг. Перехід на цифрові ТК – це логічний крок до прозорості, безпеки та доступності даних, і це нові можливості як для роботодавців, так і для працівників. Тому подбайте про переведення своєї трудової книжки в електронну форму, щоб не втратити стаж, і щоб вам вчасно і в повній мірі нарахували пенсію.
Ризики та штрафи за пропуск строку
Електронний облік трудової діяльності запроваджено Законом № 1217-IX; перехідний період - 5 років (з 10.06.2021 до 10.06.2026), після чого облік здійснюється через реєстр застрахованих осіб ПФУ.
Чи є прямий штраф саме за “неоцифрування”?
Прямої фінансової відповідальності лише за факт неподання скан-копій/неоцифрування чинним законодавством не встановлено (позиція ПФУ та профільних видань).
Практичні ризики для працівника у разі пропуску строку:
можливі затримки при призначенні пенсії та необхідність додатково підтверджувати страховий стаж документами;
імовірні розбіжності у стажі/записах, які доведеться виправляти окремими зверненнями.
Відповідальність/ризики для роботодавця (непрямі, але реальні):
Порушення правил ведення/обліку/зберігання трудових книжок може тягнути дисциплінарну та іншу відповідальність згідно з Інструкцією № 58 (Мінпраці).
Фінансові санкції за порушення трудового законодавства за ст. 265 КЗпП (загальний інструмент Держпраці): від 1 МЗП за кожне порушення до підвищених штрафів у разі грубих/повторних порушень (конкретна кваліфікація залежить від обставин перевірки).
Висновок: прямих штрафів саме за “неоцифрували до 10.06.2026” - немає, але зволікання створює ризики для працівника (пенсія/стаж), а для роботодавця - поле для претензій Держпраці за суміжні порушення трудового законодавства (ведення/зберігання документів, кадрові процедури тощо). Оптимальна тактика - завершити оцифрування до 10.06.2026 і перевірити відображення стажу в е-реєстрі ПФУ.
+38 (096) 521-19-31 +38 (093) 855-10-61 ☎
З повагою, Адвокатська агенція Де Юре
